Privacy Beleid

Algemeen

Bedankt voor je sollicitatie.

De bescherming van jouw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Bijgevolg informeren wij jou over de rechten die je hebt om controle te bewaren bij de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (AVG).

Hieronder vind je informatie over de verzamelde gegevens, waarom we deze verzamelen en verwerken, hoe lang we ze bewaren, wat jouw rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

 

1. Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen die gesolliciteerd hebben, zowel spontaan of via een vacature (hierna “de betrokkene”).

De term “verwerkingsverantwoordelijke” betekent elke entiteit die het doel en de middelen bepaalt van de uitgevoerde verwerkingsactiviteit. Equans BELUX NV en elk van haar dochterondernemingen of bijhuizen (hierna “Equans”) kan optreden als verwerkingsverantwoordelijke(n) voor de persoonsgegevens onder hun respectievelijke controle. Equans BELUX NV kan echter haar dochterondernemingen en bijhuizen vertegenwoordigen als verwerkingsverantwoordelijke.

Equans BELUX NV is een vennootschap naar Belgisch recht. Het hoofdkantoor is gevestigd te Koning Albert II-laan 19 – BE-1210 Brussel.

Heb je vragen over je rechten (zie: ‘7 Wat zijn jouw rechten?’), kan je altijd contact opnemen met het lokale contactpunt: [email protected]

2. Enkele concepten

2.1        Wat is een persoonsgegeven?

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee je direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Het begrip “persoonsgegeven” is zeer ruim.  Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen vertrouwelijke/openbare informatie en professionele/niet-professionele informatie.

Om welke persoonsgegevens het precies gaat, kan je lezen in ‘punt 3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom ?’ van dit privacy beleid.

2.2        Wat is een verwerking?

De term “verwerking” is eveneens ruim en omvat onder meer het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of anderszins ter beschikking stellen, samenvoegen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van jouw persoonsgegevens.

2.3        Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Equans (zie ook ‘1 Toepassingsgebied van deze privacyverklaring’ is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens bepalen.

2.4        Wat is een verwerker ?

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens maken wij in bepaalde gevallen ook gebruik van een verwerker (zie ‘6 Wie heeft toegang tot jouw persoonlijke gegevens?’). Deze verwerker verwerkt jouw persoonsgegevens dan namens Equans. Een selectiebureau is een voorbeeld van een verwerker. Deze verwerkt jouw sollicitatie naar onze instructies.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom ?

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens, zodat jij de sollicitatieprocedure kan doorlopen. Wij moeten immers nagaan of je geschikt bent voor een vacature en of je wilt opgenomen worden in onze wervingsreserve.

Wij verwerken persoonsgegevens opgenomen in jouw cv en motivatiebrief. In een later stadium kunnen wij ook aanvullende persoonsgegevens verwerken die tijdens de sollicitatiegesprekken en/of tests van selectiebureaus naar boven komen. Wij kunnen ook LinkedIn of andere professionele netwerken raadplegen om persoonsgegevens over jou te verzamelen die betrekking kunnen hebben op de beoordeling van jouw sollicitatie.

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om jouw sollicitatie in overweging te nemen. Elke verwerking van jouw persoonsgegevens heeft betrekking op één of meerdere rechtsgrond(en), deze worden hieronder toegelicht.

 

  • a) “Toestemming”: je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doeleinden;
  • b) “Overeenkomst”: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent (bijv. arbeidsovereenkomst), of om actie te ondernemen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst;
  • c) “Wettelijke verplichting”: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rust;
  • d) “Vitaal belang”: de verwerking is noodzakelijk om jouw vitale belangen of die van andere natuurlijke personen te beschermen;
  • e) “Algemeen belang”: de verwerking is noodzakelijk voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen;
  • f) “Legitiem belang”: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de legitieme belangen van EQUANS of van een derde, behalve wanneer deze belangen moeten wijken voor jouw belangen of jouw fundamentele rechten en vrijheden.

 

Persoonlijke gegevens Doel Juridische Grondslag Retentie termijn
Identificatie en contactgegevens Kandidaten identificeren en contacteren in verband met de sollicitatie Contract Gedurende 4 weken na de beslissing om niet aan te werven.  Indien de betrokkene uitdrukkelijk heeft ingestemd met opname in de wervingsreserve, kunnen deze gegevens tot 2 jaar na de niet-aanwerving worden bewaard.

 

In geval van een mogelijke rechtsvordering kunnen wij de gegevens tot 5 jaar na niet-aanwerving bewaren.
Aanmaken van een wervingsreserve Toestemming*

Legitiem Belang* met name een doeltreffend aanwervingsbeleid creëren en het scheppen van werkgelegenheid
Carrièregegevens, ervaring, hobby’s en interesses, onderwijs en opleiding, motivatie, foto, publicaties, huidige functie, … Controleren of de kandidaat geschikt is voor een bepaalde vacature Contract;

Wettelijke verplichting
Aanmaken van een wervingsreserve Toestemming*

Legitiem Belang* met name een doeltreffend aanwervingsbeleid creëren en het scheppen van werkgelegenheid
Referenties Nagaan van de Integriteit en vertrouwelijkheid Legitiem Belang* met name de operationele veiligheid en de bescherming van bedrijfs- en klantenactiva waarborgen
Persoonlijke bijzonderheden (resultaten testen rekruteringsbureaus) Geschiktheid van de kandidaat voor een bepaalde functie nagaan Contract
XXX

* Voor verwerkingen waarvoor je toestemming hebt gegeven (a), kan je jouw toestemming ten allen tijde intrekken.  Voor verwerkingen die betrekking hebben op gerechtvaardigd belang (f), heb je altijd de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking. (zie ook ‘7.1.6 Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens of om je toestemming in te trekken’)

4. Vanwaar komen deze persoonsgegevens en zijn ze noodzakelijk?

4.1        Bron

Wij verwerken alle persoonsgegevens die je ons vrijwillig verstrekt hebt. Als wij zelf aanvullende persoonsgegevens nodig hebben, informeren wij je of je al dan niet verplicht bent deze persoonsgegevens te verstrekken en wat de gevolgen zijn als je deze niet oplevert.

Het niet aanleveren van je persoonsgegevens kan tot gevolg hebben dat jouw sollicitatie niet verder in aanmerking zal genomen worden.

4.2        Andere bronnen

Equans kan ook persoonsgegevens verkrijgen uit andere bronnen, zoals uitzendbureaus en wervingsbureaus. Deze gespecialiseerde bureaus kunnen ons de bovengenoemde persoonsgegevens verstrekken (zie ook ‘3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom ?’) in het kader van een openstaande vacature.

Indien je zelf referenties opgeeft, kunnen wij deze referenties controleren en bijkomende persoonsgegevens verkrijgen, die relevant kunnen zijn voor het verder verloop van de sollicitatie.

 

5. Bewaartermijn

Wij verwerken jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en enkel voor het doel waarvoor wij de persoonsgegevens oorspronkelijk hebben verzameld of voor een gelijkaardig doel. Deze gegevens kunnen langer worden bewaard, indien je ons daar toestemming voor geeft.

Als er een wettelijke bewaartermijn geldt voor uw persoonsgegevens, dan zijn wij verplicht uw gegevens minstens gedurende die termijn te bewaren.

Uitzonderlijk kunnen wij jouw persoonsgegevens ook langer bewaren indien we deze nodig hebben voor de vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van een (potentiële) rechtsvordering, in een gerechtelijke procedure dan wel in een administratieve of buitengerechtelijke procedure.  In dergelijk geval zullen wij jouw persoonsgegevens bewaren voor de volledige duur van de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn of tot na afloop van de bewuste procedure.

Een overzicht van de bewaartermijnen die Equans hanteert ten aanzien van jouw persoonsgegevens, vind je in punt ‘3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom ?’ van dit privacy beleid.

Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens automatisch uit het systeem verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

 

6. Wie heeft toegang tot jouw persoonlijke gegevens?

Jouw gegevens zijn toegankelijk voor onze Human Resources Afdeling (HR) en de afdelingen van de EQUANS-groep in België en de afdelingen in die landen die relevant zijn voor de functie waarvoor je hebt gesolliciteerd.

Als wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een afdeling binnen EQUANS-Groep in een derde land, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn in overeenstemming met artikel 46 van de AVG, zoals de standaard contractuele clausules die door de Europese Commissie zijn aanvaard.

Jouw gegevens zullen steeds op een beveiligde manier worden overgedragen.

 

7. Wat zijn jouw rechten?

7.1        Bescherming van jouw privacyrechten

7.1.1       Jouw recht op inzage

Je hebt het recht om te allen tijde te weten of wij jouw persoonsgegevens verwerken, om deze gegevens in te zien en verdere informatie te ontvangen over:

  • a) de doeleinden van de verwerking;
  • b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens
  • c) de ontvangers of categorieën ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
  • d) indien mogelijk, de bewaartermijn of, indien dit niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn
  • e) het bestaan van jouw privacyrechten
  • f) het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
  • g) de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens van een derde verkrijgen; en
  • h) het bestaan van geautomatiseerde verwerking.

Je hebt ook het recht om gratis een kopie van de verwerkte gegevens te krijgen, in een begrijpelijke vorm.

Equans kan een redelijke vergoeding vragen om de administratieve kosten te dekken voor extra kopieën die je zou aanvragen.

7.1.2       Jouw recht op verbetering van jouw persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, onjuiste, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten corrigeren.

7.1.3       Jouw recht op gegevenswissing (het recht om te worden vergeten)

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in de volgende gevallen en zonder onredelijke vertraging te laten verwijderen:

  1. a) jouw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze door Equans zijn verzameld of verwerkt;
  2. b) je maakt bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en er zijn geen legitieme gronden voor de verwerking door Equans;
  3. c) Jouw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  4. d) jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om aan een specifieke verplichting te voldoen; of
  5. e) je hebt jouw toestemming ingetrokken en er is geen andere rechtsgrond waarop de verwerking van persoonsgegevens kan plaatsvinden.

Hou er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen wissen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering of omdat wij wettelijk verplicht zijn bepaalde sociale documenten te bewaren of omdat wij deze nog nodig hebben voor een bestaande contractuele relatie. In ons antwoord op jouw verzoek zullen wij je nader informeren.

7.1.4        Jouw recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken als een van de volgende zaken van toepassing is:

  1. a) je betwist de juistheid van de persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt voor een periode die Equans in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
  2. b) de verwerking van jouw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van jouw gegevens te verwijderen, verzoek je het gebruik ervan te beperken;
  3. c) Equans heeft jouw gegevens niet langer nodig voor de doeleinden van de oorspronkelijke verwerking, maar jij hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van een rechtsvordering: in plaats van jouw gegevens te verwijderen, wordt het gebruik ervan beperkt voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering;
  4. d) zolang er nog geen besluit is genomen over de uitoefening van jouw recht tot bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken.

7.1.5       jouw recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens “op te vragen” om ze over te dragen. Dit is alleen mogelijk voor persoonsgegevens die je ons actief of passief, direct of indirect ter beschikking hebt gesteld. In alle andere gevallen kan je je dus niet beroepen op dit recht (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van jouw gegevens plaatsvindt op grond van een wettelijke verplichting of op grond van een gerechtvaardigd belang).

Dit recht heeft 2 elementen:

  1. a) je kan Equans verzoeken de relevante persoonsgegevens op te vragen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machine leesbare vorm; en
  2. b) je kan Equans verzoeken de relevante persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid en beveiliging van het (e-mail)adres dat je opgeeft voor de overdracht. Equans heeft het recht om te weigeren indien de overdracht technisch onmogelijk is.

7.1.6       Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens of om je toestemming in te trekken

Indien de verwerking in het legitieme belang van Equans of in het algemeen belang is, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens,.

Je hebt ook het recht, voor zover de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, om jouw toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking heeft echter enkel gevolgen voor de toekomst en heeft geen invloed op de geldigheid van verwerkingen die vóór de datum van intrekking van jouw toestemming zijn uitgevoerd.

Equans zal de verwerking van jouw persoonsgegevens staken, tenzij wij legitieme redenen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder doorwegen dan die van jou of wanneer de verwerking van persoonsgegevens verband houdt met de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een vordering bij een rechtbank).  Als je jouw toestemming intrekt, kunnen wij de verwerking alleen voortzetten voor zover een andere rechtsgrond van toepassing is.

7.2        Praktisch

7.2.1       Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen ?

Je kan een schriftelijk verzoek indienen via het volgende e-mailadres: [email protected]

of per post ter attentie van Data Protection Officer – Koning Albert II-laan 19 – BE-1210 Brussel, België.

Om jouw recht op inzage uit te oefenen en om ongeoorloofde doorgifte van jouw persoonsgegevens te voorkomen, kunnen wij je vragen jouw identiteit te verifiëren. In geval van twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst om aanvullende informatie vragen (bijvoorbeeld een kopie van de voorkant van jouw identiteitskaart).

7.2.2       Zijn er kosten aan verbonden ?

Je kan jouw privacyrechten gratis uitoefenen, tenzij jouw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is, met name wegens het repetitieve karakter ervan. In dat geval hebben wij – in overeenstemming met de privacywetgeving – het recht en de keuze om:

  1. A) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (rekening houdend met de administratieve kosten voor het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en de kosten voor het ondernemen van de gevraagde actie), of
  2. B) om jouw verzoek gemotiveerd te weigeren.

7.2.3       Op welke wijze ontvang ik een antwoord?

Wanneer je jouw verzoek elektronisch indient, wordt de informatie waar mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je anders verzoekt. In alle gevallen zullen wij je een beknopt, transparant, begrijpelijk en gemakkelijk toegankelijk antwoord geven.

7.2.4       Wanneer ontvang ik een antwoord?

Wij reageren zo snel mogelijk op jouw verzoek en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kan deze termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. Indien de termijn wordt verlengd, stellen wij je hiervan binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte.

7.2.5       Wat gebeurt er als Equans niet aan mijn verzoek voldoet?

Equans heeft een Functionaris voor de gegevensbescherming ook Data Protection officer (DPO) genoemd. Als jouw zaak niet correct is behandeld of als je meer informatie wenst over dit privacy beleid, kan je een schriftelijk verzoek sturen naar de DPO. Je kan hem bereiken via:

Post: ter attentie van Data Protection Officer
Koning Albert II-laan 19 – BE-1210 Brussel, België

e-mail : [email protected]

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, in België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)..

website:
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

gegevens :

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
[email protected]

 

8. Blijf geïnformeerd

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen om te voldoen aan technische en wettelijke vereisten.

Je kan de laatste versie van dit privacybeleid altijd opvragen via [email protected] .